Śmierć bliskiej osoby to trudny moment, który wiąże się nie tylko z emocjami, ale również z koniecznością uregulowania spraw majątkowych. Istotnym etapem jest formalne potwierdzenie, kto i na jakich zasadach dziedziczy pozostawiony majątek. W polskim systemie prawnym istnieją dwie ścieżki prowadzące do tego celu: tradycyjna droga sądowa oraz nowoczesna, znacznie szybsza procedura notarialna, której zwieńczeniem jest akt poświadczenia dziedziczenia.
W Kancelarii Notarialnej Joanny Nieścierowicz w Białymstoku specjalizujemy się w przeprowadzaniu spraw spadkowych, oferując naszym klientom profesjonalne wsparcie i bezpieczeństwo na każdym etapie. W niniejszym artykule szczegółowo wyjaśniamy, czym jest akt poświadczenia dziedziczenia, jakie są jego zalety w porównaniu do postępowania sądowego oraz jak krok po kroku wygląda cała procedura.
Co to jest akt poświadczenia dziedziczenia?
Akt poświadczenia dziedziczenia jest sporządzanym przez notariusza dokumentem urzędowym, który w sposób niepodważalny potwierdza prawa do spadku po zmarłej osobie. Stanowi on sprawną i wygodną alternatywę dla postępowania sądowego, pozwalając na formalne uregulowanie dziedziczenia w znacznie krótszym czasie.
Kluczowym warunkiem jego sporządzenia jest zgodne żądanie i jednoczesna obecność wszystkich spadkobierców w kancelarii notarialnej. Swoją pełną moc prawną, tożsamą z prawomocnym postanowieniem sądu, akt zyskuje z chwilą zarejestrowania go w ogólnopolskim Rejestrze Spadkowym.
Podstawę prawną dla sporządzania aktu poświadczenia dziedziczenia oraz jego skutków stanowią przede wszystkim przepisy:
- Kodeks postępowania cywilnego (ustawa z dnia 17 listopada 1964 r.) – art. 669–679 (procedura sądowego stwierdzenia nabycia spadku, w tym zasady składania wniosków i rozpoznawania spraw spadkowych przez sądy).
- Kodeks cywilny (ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r.) – w szczególności art. 922–1088 (przepisy dotyczące dziedziczenia, w tym zasady dziedziczenia ustawowego, testamentowego, odrzucenia spadku oraz zachowku) oraz art. 1025 (sposoby stwierdzenia nabycia spadku, wskazując, że może ono nastąpić na podstawie postanowienia sądu lub aktu poświadczenia dziedziczenia sporządzonego przez notariusza).
- Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie – art. 95a–95p (wprowadza instytucję aktu poświadczenia dziedziczenia jako alternatywę dla postępowania sądowego i określa m.in.: warunki sporządzenia aktu przez notariusza, wymogi formalne, procedurę wpisu do Rejestru Spadkowego).
- Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 5 kwietnia 2012 r. w sprawie Rejestru Spadkowego
- Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych – określa koszty związane z postępowaniem spadkowym w sądzie.
Potwierdzenie dziedziczenia w sądzie czy u notariusza?
Zarówno postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, jak i notarialny akt poświadczenia dziedziczenia są dokumentami o tej samej mocy prawnej. Potwierdzają one krąg spadkobierców oraz wielkość ich udziałów w spadku. Jednak droga do ich uzyskania znacząco się różni. Wybór odpowiedniej ścieżki zależy od okoliczności konkretnej sprawy, a przede wszystkim od woli i zgodności wszystkich zainteresowanych.
Poniższa tabela przedstawia kluczowe różnice między postępowaniem sądowym a notarialnym:
| Kryterium | Postępowanie sądowe | Postępowanie notarialne |
|---|---|---|
| Dokument końcowy | Prawomocne postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku. | Zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia. |
| Czas oczekiwania | Dłuższy. Zwykle od kilku miesięcy do nawet ponad roku, w zależności od obciążenia sądu i skomplikowania sprawy. Wymaga wyznaczenia terminów rozpraw. | Znacznie krótszy. Sprawę można załatwić nawet podczas jednej wizyty w kancelarii, jeśli spadkobiercy dostarczą komplet dokumentów. Całość może zająć od kilku dni do kilku tygodni. |
| Wymóg zgody | Brak wymogu zgody. Postępowanie może być wszczęte na wniosek jednego spadkobiercy, nawet przy sporze między pozostałymi. Sąd rozstrzyga ewentualne spory. | Konieczna jest pełna zgoda i jednomyślność.Wszyscy spadkobiercy (ustawowi i testamentowi) muszą być zgodni co do kręgu dziedziczących i osobiście stawić się w kancelarii. |
| Miejsce załatwienia | Ściśle określone. Właściwy jest sąd ostatniego miejsca zwykłego pobytu spadkodawcy (zgodnie z art. 628 Kodeksu postępowania cywilnego). | Dowolność wyboru. Spadkobiercy mogą udać się do dowolnego notariusza na terytorium Polski, bez względu na miejsce zamieszkania spadkodawcy czy położenie majątku. |
| Formalizm | Większy formalizm. Procedura odbywa się w formie rozprawy sądowej na sali sądowej. | Mniejszy formalizm. Czynności dokonywane są w komfortowych warunkach kancelarii notarialnej, podczas jednego spotkania. |
Podsumowując, ścieżka notarialna jest idealnym rozwiązaniem dla spadkobierców, między którymi nie ma konfliktu i którzy cenią sobie czas, wygodę oraz dyskrecję.
Procedura nabycia spadku u notariusza
Przeprowadzenie sprawy spadkowej w naszej kancelarii jest procesem uporządkowanym i w pełni transparentnym.
- Krok 1 – wstępny kontakt i zgromadzenie dokumentów. Pierwszym krokiem jest kontakt z kancelarią w celu omówienia sprawy i uzyskania listy niezbędnych dokumentów. Pozwala to na weryfikację stanu prawnego i upewnienie się, że nie istnieją przeszkody do sporządzenia aktu.
- Krok 2 – Ustalenie terminu i stawiennictwo wszystkich spadkobierców. Warunkiem koniecznym jest jednoczesna obecność w kancelarii wszystkich osób, które wchodzą w grę jako spadkobiercy ustawowi i testamentowi. Wszyscy muszą działać w pełnym porozumieniu.
- Krok 3 – Sporządzenie protokołu dziedziczenia. Przed sporządzeniem samego aktu notariusz spisuje protokół dziedziczenia. Jest to kluczowy dokument o charakterze urzędowym, w którym spadkobiercy składają zgodne oświadczenia, w tym tzw. zapewnienie spadkowe, dotyczące m.in. tego, czy wiedzą o istnieniu innych spadkobierców lub testamentów. Jeżeli spadkodawca pozostawił testament, notariusz sporządza również protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu.
- Krok 4 – sporządzenie Aktu Poświadczenia Dziedziczenia (APD). Na podstawie informacji zawartych w protokole dziedziczenia notariusz sporządza akt poświadczenia dziedziczenia. Dokument ten precyzyjnie określa, kto dziedziczy spadek i w jakiej części.
- Krok 5 – rejestracja w Rejestrze Spadkowym. Niezwłocznie po sporządzeniu APD, notariusz dokonuje jego elektronicznej rejestracji w Rejestrze Spadkowym, prowadzonym przez Krajową Radę Notarialną. Z chwilą wpisu do rejestru, akt poświadczenia dziedziczenia nabiera mocy prawnej prawomocnego postanowienia sądu i staje się oficjalnym dowodem praw do spadku.
Dokumenty potrzebne do poświadczenia dziedziczenia
Stawając w naszej kancelarii celem nabycia spadku, należy przedstawić następujące dokumenty:
- Odpis skrócony aktu zgonu osoby zmarłej,
- PESEL osoby zmarłej.
- Odpisy skrócone aktów urodzenia spadkobierców,
- Odpisy skrócony aktu małżeństwa spadkobierców, jeśli na skutek zawarcia małżeństwa doszło do zmiany nazwiska spadkobiercy,
- Wszystkie testamenty, również odwołane, osoby zmarłej,
- Numery ksiąg wieczystych dla nieruchomości i praw należących do spadku.
UWAGA! Konieczne jest osobiste stawiennictwo stron, nie mogą one działać przez pełnomocnika.
Jeżeli którykolwiek z wymaganych dokumentów jest w języku obcym, konieczne może być przedstawienie tłumaczenia przysięgłego.
Obowiązki spadkobiercy po uzyskaniu Aktu poświadczenia dziedziczenia
Uzyskanie aktu poświadczenia dziedziczenia to nie koniec formalności. Jeśli w skład spadku wchodzi nieruchomość, na spadkobiercach ciąży ważny obowiązek. Zgodnie bowiem z art. 36 ustawy o księgach wieczystych i hipotece, notariusz po sporządzeniu APD zawiadamia właściwy sąd wieczystoksięgowy o zmianie właściciela. Sąd na tej podstawie dokonuje w księdze wieczystej wpisu ostrzeżenia o niezgodności jej stanu prawnego z rzeczywistym stanem prawnym.
Spadkobiercy otrzymują z sądu zawiadomienie o tym wpisie i od momentu jego doręczenia mają miesiąc na złożenie wniosku o ujawnienie swojego prawa w księdze wieczystej. Niedopełnienie tego obowiązku w terminie może skutkować nałożeniem przez sąd grzywny w wysokości od 500 zł do 10 000 zł.
Wysokość podatków związanych z nabyciem spadku
Nabycie spadku podlega opodatkowaniu na zasadach określonych w Ustawie z dnia 28 lipca 1983 r. o podatku od spadków i darowizn. Wysokość podatku zależy od wartości nabytego majątku oraz stopnia pokrewieństwa ze spadkodawcą, a obowiązek podatkowy w przypadku dziedziczenia powstaje, co do zasady, z chwilą:
- uprawomocnienia się postanowienia sądu stwierdzającego nabycie spadku
- zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia przez notariusza,
- wydania europejskiego poświadczenia spadkowego.
Całkowite zwolnienie z podatku (tzw. grupa zerowa) Najbliższa rodzina spadkodawcy może skorzystać z pełnego zwolnienia z podatku. Zgodnie z art. 4a ww. ustawy, do tej grupy należą: małżonek, zstępni (dzieci, wnuki), wstępni (rodzice, dziadkowie), pasierb, rodzeństwo, ojczym i macocha.
Warunkiem zwolnienia jest zgłoszenie nabycia spadku do właściwego urzędu skarbowego na formularzu SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od dnia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia.
Pozostałe grupy podatkowe Jeżeli spadkobierca nie należy do „grupy zerowej”, zobowiązany jest do zapłaty podatku, którego wysokość zależy od przynależności do jednej z trzech grup podatkowych i jest obliczana od nadwyżki ponad kwotę wolną od podatku.
Nabycie – częste pytania i odpowiedzi
Proces dziedziczenia może budzić wiele pytań i wątpliwości. Aby ułatwić Państwu zrozumienie procedury notarialnego poświadczenia dziedziczenia, przygotowaliśmy odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania.
1. Kto może załatwić sprawy spadkowe u notariusza?
Notarialne poświadczenie dziedziczenia jest dostępne dla osób, pomiędzy którymi panuje pełna zgoda co do praw do spadku. Oznacza to, że wszyscy potencjalni spadkobiercy, zarówno ustawowi (wynikający z pokrewieństwa), jak i testamentowi (wskazani w testamencie), muszą być jednomyślni. Jeśli między spadkobiercami istnieje spór, sprawę może rozstrzygnąć jedynie sąd.
2. Czy wszyscy spadkobiercy muszą być obecni w kancelarii?
Tak, jednoczesna obecność wszystkich spadkobierców jest fundamentalnym warunkiem przeprowadzenia tej czynności. Jest to konieczne do złożenia przez nich zgodnych oświadczeń w protokole dziedziczenia. Jeśli któryś ze spadkobierców nie może stawić się osobiście (np. z powodu pobytu za granicą), może udzielić innej osobie pełnomocnictwa do reprezentowania go w tej sprawie. Pełnomocnictwo takie musi być sporządzone w formie aktu notarialnego.
3. Czy po wizycie u notariusza muszę iść do urzędu skarbowego?
Tak, nabycie spadku należy zgłosić do właściwego urzędu skarbowego. Najbliższa rodzina (tzw. grupa zerowa, m.in. małżonek, dzieci, rodzice, rodzeństwo) może skorzystać z całkowitego zwolnienia z podatku, pod warunkiem złożenia deklaracji SD-Z2 w terminie 6 miesięcy od dnia zarejestrowania aktu poświadczenia dziedziczenia. Pozostali spadkobiercy składają deklarację SD-3 i opłacają podatek zgodnie z przepisami.
4. Co się dzieje z długami spadkowymi?
Zgodnie z obowiązującym prawem, dziedziczenie co do zasady następuje z dobrodziejstwem inwentarza. Oznacza to, że odpowiedzialność spadkobiercy za długi zmarłego jest ograniczona tylko do wartości odziedziczonego majątku. Akt poświadczenia dziedziczenia potwierdza prawa do aktywów, ale nie zwalnia z odpowiedzialności za ewentualne pasywa (długi) na tych właśnie zasadach.
5. Co jeśli w skład spadku wchodzi mieszkanie lub działka?
Jeśli dziedziczą Państwo nieruchomość, konieczne jest ujawnienie swojego prawa własności w księdze wieczystej. Po sporządzeniu aktu notariusz zawiadamia o tym fakcie sąd, który dokonuje w księdze wpisu ostrzeżenia. Spadkobiercy mają następnie miesiąc na złożenie wniosku o wpisanie siebie jako nowych właścicieli. Nasza kancelaria udziela szczegółowych informacji, jak dopełnić tej formalności.
6. Czy testament napisany własnoręcznie przez zmarłego jest ważny u notariusza?
Oczywiście. Każdy ważny testament, niezależnie od tego, czy został sporządzony notarialnie, czy napisany w całości pismem odręcznym, jest podstawą do dziedziczenia. W trakcie czynności notariusz sporządza protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu, który staje się częścią dokumentacji spadkowej.
Nabycie spadku – koszt w roku 2025
Wysokość opłat z tytułu realizacji czynności notarialnych określona Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca 2004 r. w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Choć na wartość taksy notarialnej za realizację konkretnej czynności wpływa specyfika sprawy, taka jak stopień skomplikowania, honorarium notariusza nie może przekroczyć wartości określonej w Rozporządzeniu.
Oprócz taksy notarialnej za realizację czynności, notariusz pobierze opłatę za wypisy. Koszt jednego wypisu to 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę.
Taksa notarialna obłożona jest 23-procentowym podatkiem VAT, który zostanie doliczony do wszystkich składowych honorarium.
Koszty związane z nabyciem spadku u notariusza obejmują kilka składowych:
- sporządzenie protokołu dziedziczenia – 100 zł,
- sporządzenie aktu poświadczenia dziedziczenia – 50 zł,
- opłata za protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu – 50 zł
- opłata za wpis do Rejestru Spadkowego – 5 zł + VAT,
- ewentualne koszty związane ze składaniem przed notariuszem oświadczeń o sposobie przyjęcia spadku lub o jego odrzuceniu,
- ewentualnie za złożenia oświadczenia dotyczącego nieruchomości – 200 zł
- ewentualny koszt przeszukania Notarialnego Rejestru Testamentów – 400 zł.
Zazwyczaj łączny koszt sporządzenia aktu poświadczenia dziedziczenia może wynieść od 500 do 1000 zł brutto, w zależności od liczby wypisów i dodatkowych czynności notarialnych.
